Le one2one emailing n’implique pas obligatoirement un autre professionnel de l’emailing. Il se pratique au niveau de tout département marketing ou commercial, mais aussi au niveau d’une communication en interne dans l’entreprise. Voici alors quelques points à prendre en compte pour ne pas irriter les collègues, les clients, les fournisseurs ou tout autre collaborateur avec qui vous êtes amené à communiquer par emails.

La fonction Répondre à tous

Cette fonction se montre très pratique pour garder les mêmes personnes dans une même chaine d’emails. Cependant, tout le monde n’est pas concerné pas la suite des conversations et ne souhaite pas forcément rester dans cette chaine. Pour que la communication soit vraiment personnalisée, veillez à éditer la liste de vos destinataires et ainsi dispatcher les bonnes informations à la bonne personne. Si vous hésitez sur quelle occasion vous devez utiliser cette fonction, il serait même préférable de ne pas l’utiliser. Prenez le temps de répondre ou de transférer à chaque destinataire.

Utilisation du champ CC

Le champ CC est aussi utilisé dans l’envoi groupé de mail et a pour but de maintenir dans la chaine d’email, des destinataires qui ne sont pas concernés directement par le message, mais qui doivent tout de même en être informés. Dans ce rôle du CC, vous devriez  veiller à la liste des contacts dans ce champ et aux messages véhiculés ; éviter d’inclure dans ce type de mail, un message en surplus s’adressant spécialement aux destinataires en CC.

Les pièces jointes

Il faut vous rendre compte qu’une pièce jointe nécessite pour le destinataire de faire un effort supplémentaire. Dans un premier temps, il faut éviter de mettre en fichier attaché le logo de votre société. Le destinataire sait en fait qui lui envoie le mail. Dans un second temps, les pièces jointes trop lourdes ralentissent la réception d’email, jusqu’à bloquer le serveur email. Si la taille du fichier est assez conséquente, il vaut mieux avoir recours à des services en ligne pour le partage de document, il suffit d’envoyer l’URL au destinataire pour télécharger.