Le one2one emailing n’implique pas obligatoirement un autre professionnel de l’emailing. Il se pratique au niveau de tout département marketing ou commercial, mais aussi au niveau d’une communication en interne dans l’entreprise. Voici alors quelques points à prendre en compte pour ne pas irriter les collègues, les clients, les fournisseurs ou tout autre collaborateur avec qui vous êtes amené à communiquer par emails.

La fonction Répondre à tous

Cette fonction se montre très pratique pour garder les mêmes personnes dans une même chaine d’emails. Cependant, tout le monde n’est pas concerné pas la suite des conversations et ne souhaite pas forcément rester dans cette chaine. Pour que la communication soit vraiment personnalisée, veillez à éditer la liste de vos destinataires et ainsi dispatcher les bonnes informations à la bonne personne. Si vous hésitez sur quelle occasion vous devez utiliser cette fonction, il serait même préférable de ne pas l’utiliser. Prenez le temps de répondre ou de transférer à chaque destinataire.

Utilisation du champ CC

Le champ CC est aussi utilisé dans l’envoi groupé de mail et a pour but de maintenir dans la chaine d’email, des destinataires qui ne sont pas concernés directement par le message, mais qui doivent tout de même en être informés. Dans ce rôle du CC, vous devriez  veiller à la liste des contacts dans ce champ et aux messages véhiculés ; éviter d’inclure dans ce type de mail, un message en surplus s’adressant spécialement aux destinataires en CC.

Les pièces jointes

Il faut vous rendre compte qu’une pièce jointe nécessite pour le destinataire de faire un effort supplémentaire. Dans un premier temps, il faut éviter de mettre en fichier attaché le logo de votre société. Le destinataire sait en fait qui lui envoie le mail. Dans un second temps, les pièces jointes trop lourdes ralentissent la réception d’email, jusqu’à bloquer le serveur email. Si la taille du fichier est assez conséquente, il vaut mieux avoir recours à des services en ligne pour le partage de document, il suffit d’envoyer l’URL au destinataire pour télécharger.

Un autre aspect de l’emailing à prendre en compte est la communication en interne d’une entreprise. C’est dans cette optique que Microsoft a développé sa solution de communication unifiée Exchange Server. Cette solution offre à la base une plateforme de messagerie électronique, mais inclut bien d’autres fonctionnalités.

Exchange Server : email, messagerie vocale et plus

Dans son positionnement de solution de communication unifiée, Exchange Server comprend la fonction de messagerie électronique, de messagerie instantanée, de messagerie vocale, de calendrier, audio et vidéo-conférence. En plus de ces infrastructures de messagerie électronique, cette solution inclut des fonctionnalités de VoIP en entreprise. La combinaison de toutes ces fonctionnalités dans une solution unique permet à toute entreprise de disposer d’un réseau de communication homogène, et garde une interconnectivité permanente entre les employés.

Exchange Server 2010 en 2 versions

Il se peut que les  différentes options sus – cités ne soient pas toutes disponibles dans les anciennes versions d’Exchange Server. Par contre, elles se retrouvent en intégralité dans la version 2010 qui a commencé par être adoptée par les entreprises depuis fin 2010. Selon une étude Mimecast, l’adoption de cette dernière version va s’accélérer cette année 2011. La solution existe en une version standard et une version Entreprise. La différence entre les 2 se situe essentiellement au niveau du nombre de bases de données disponibles. La version standard s’adressant à des structures modestes comprend 5 bases, la version entreprise quant à elle compte 100.

L’option hébergée sur Exchange online

Le géant Microsoft ne voulant pas rater le coche s’est lancé tôt dans l’offre cloud computing. Bien évidemment, il a pensé à la mise à disposition d’Exchange Server sur sa plateforme SaaS Exchange Online, dès sa conception. En d’autres termes, une entreprise n’a pas besoin de passer par l’étape d’installation sur son infrastructure physique pour avoir accès aux fonctionnalités d’Exchange Server. Cette alternative est la bienvenue, d’autant plus que la migration semble très laborieuse, selon toujours l’étude de Mimecast. La plupart des participants à l’étude disent vouloir mettre en place cette solution email avant 2012.

La location de fichier qualifié présente l’avantage dans un premier temps d’adresses opt-in, mais aussi de profil avec des critères plus développés.  Avant d’engager des démarches de location,  prenez le temps de réfléchir à la tarification qui vous allez choisir.

Le coût par mille

Le secteur de la location de bases d’adresses utilise communément le mode tarifaire de coût par mille. C’est-à-dire qu’une base est louée par tranche de 1 000 adresses email. Les tarifs peuvent aller de quelques dizaines d’euros à plusieurs centaines d’euros. Cet écart s’explique par la qualification des adresses, si elles sont accompagnées de critères  de segmentation, si elles sont moins fréquemment sollicitées. La notoriété du propriétaire de la base peut aussi jouer un intérêt non négligeable qui est considéré dans la fixation du tarif. Habituellement, des coûts fixes d’extraction sont appliqués, surtout dans le cas de petit volume.

Le coût par lead

La tarification par lead ou par performance est une adaptation de la fonctionnalité publicité des moteurs de recherche comme adsense de Google. L’annonceur ne paie que si l’internaute a cliqué sur les liens sponsorisés. Dans le cas de l’emailing, la facturation s’applique uniquement aux destinataires qui ont ouvert le mail, et  suivi jusqu’au bout le processus d’achat. Cette tarification de location donne l’avantage à l’annonceur qui ne paie qu’aux résultats. Pour le loueur, le risque se situe dans une sollicitation abusive des leads dont la qualification va se dégrader au fur et à mesure.

Attention, louer n’est pas posséder

La location de fichier se déroule de différentes façons d’un courtier à un autre. Il faut savoir que des informations sur les prospects doivent rester confidentielles. De plus, gardons à l’esprit que la base louée a déjà servi à d’autres campagnes et servira encore dans le futur. Autrement dit, les mêmes internautes sont très souvent sollicités, ce qui augmente les risques de frustration. Ils vont être moins réactifs par rapport à des messages. La meilleure solution pour éviter ce cas reste pour le moment un ciblage poussé des internautes, il s’agit de faire parvenir le message adéquat aux bons destinataires.

Dans tous les cas, renseignez – vous  bien sur les conditions de location, chaque loueur appliquant sa propre  pratique. Le mieux c’est de confier votre campagne d’emailing à un professionnel tel que EMAILSOLAR.

La commission e-marketing du Syndicat National de la Communication Directe ou SNCD réalise une étude de comportement des internautes français face à l’emailing et des autres actions de communication online.  Elle est organisée régulièrement chaque année depuis 2006. Ses résultats pertinents permettent à bon nombre de professionnels, en premier lieu les membres du syndicat, à mieux appréhender l’évolution du marché.

Réalisation de l’étude

Dans la commission e-marketing  de la SNCD, ce sont quatre membres qui se relaient chaque année pour réaliser l’ étude Marketing Attitude ou EMA. Il s’agit des agences Performics, Directinet, Come&Stay et 1000mercis. L’année 2010, l’agence Come&Stay s’est chargée de la réalisation de l’étude. Cette dernière s’est déroulée du 28 juillet au 24 août 2010 sur un échantillon représentatif des internautes français. L’échantillon est tiré de sa base de données mutualisées Yespleez, une base européenne qui rassemble près de 8 millions de profils français. Les 1130 individus de l’échantillon ont été sélectionnés suivant la méthode quotas sur les critères d’âge, de sexe et de région de localisation.

Les grandes lignes des résultats de l’EMA 2010

Pour l’année 2010, les résultats de l’EMA reconfirment les tendances déjà avancées par les spécialistes et par ces précédentes éditions.  Les internautes restent réceptifs aux emails commerciaux et s’intéressent principalement aux marques préférées. En effet, ils (1 internaute sur 2) sont surtout friands de promotions et de bons plans. Près de 60% d’entre eux décident de procéder à un achat en ligne suite aux emails commerciaux ; 29% vont acheter en magasin physique. Cette étude confirme également les nouvelles tendances concernant les supports mobiles et les réseaux sociaux. Les internautes (17%) consultent de plus en plus leurs emails sur des supports mobiles. 45% des interrogés partagent les informations sur les réseaux sociaux, ou transfère les emails qu’ils trouvent intéressants.

Les internautes français différencient spam et emails commerciaux

2010 a aussi été une année de lutte renforcée contre les spams, ce qui a fait surgir plusieurs mesures impactant sur la délivrabilité des emails. Du côté des internautes, l’EMA montrent que les français font la différence entre les spams et les emails commerciaux. 72% des enquêtés affirment qu’ils consultent leur boite de spam au cas où des messages importants aient été considérés comme un spam.  Quand l’objet d’un email commercial est jugé intéressant par un internaute, ils sont 87% à vouloir ouvrir le message, et 57% le conservent dans leur boite de réception.

Un cookie est un fichier texte inclus dans l’email, qui se dépose dans le navigateur ou sur le disque dur du destinataire au moment de l’ouverture du message ou lors d’un clic sur un lien. Il joue un rôle important dans tracking de performance d’une campagne d’emailing. Sans ces données de tracking, l’emarketeur ne peut pas mesurer, ni même estimer les impacts de ses actions marketing.

Les types de cookies appliqués aux actions marketing online

Les cookies permettent ensuite de suivre les actions effectuées par le destinataire sur le site de l’annonceur : quelles pages il a vu, pendant combien de temps est il resté  sur le site, qu’a – t – il acheté, etc. Il existe deux types de cookies qui sont intégrés dans le corps d’un email. Le cookie de session s’active à l’ouverture du navigateur et suit les actions du destinataire directement après la réception du message. Ce premier type s’efface dès la fermeture du navigateur. Le second type de cookie est permanent et reste sur le disque dur même après extinction de la machine. Le rôle de celui-ci consiste toujours à suivre les actions post-clics de l’internaute. En effet, ce dernier peut effectuer par exemple un achat en ligne influencé par le message commercial, mais quelques jours après la réception du mail. Le suivi du cookie permanent s’effectue donc sur une période plus longue.

Les cookies pour mesurer la performance d’une campagne

Les statistiques d’une campagne d’emailing sont collectées à partir de ces cookies. L’importance de ces derniers ne réside pas tant dans leur durée de vie, mais plutôt dans leur faculté à affecter des données à une campagne. L’emarketeur saura donc qu’un internaute ou un acheteur venu sur son site est le résultat d’une action marketing.  Cependant, la fiabilité des cookies peut être remise en cause  sur des actions à long terme dans un objectif de fidélisation. En effet, un internaute peut à tout moment les effacer de son ordinateur, une action qui va biaiser la mesure des performances des actions sur le long terme (cas des cookies permanent).  Le choix de cookies de session convient plus aux actions qui visent un achat immédiat, s’appliquant le plus souvent à des produits à cycle d’achat court à l’exemple d’un DVD, d’un livre…

En ce début du mois de mars, SpamExperts et Netcetera annoncent leur partenariat pour pouvoir proposer des solutions anti spam plus abordables, et en même temps de qualité. Le premier propose des solutions d’hébergement web, le second est spécialisé dans protection des noms de domaines et des boites emails d’entreprise. Les deux entités bénéficient déjà de solides expériences et réputations au niveau international.

Netcetera & SpamExperts, un partenariat gagnant

Le 08 mars dernier, la firme britannique Netcetera intègre officiellement le programme Hosting Partners Program de SpamExperts. Netcetera fait partie des leaders européens en matière d’hébergement web. Elle propose ses produits dans près de 60 pays. De son côté, SpamExperts est spécialisée dans la protection des noms de domaine des sociétés qui gèrent des milliers d’utilisateurs, principalement les fournisseurs d’accès Internet et les hébergeurs web. Grâce à ce partenariat, Netcetera renforce sa position sur le marché en proposant des offres d’hébergement plus sécurisées, à des prix plus abordables. Les boites emails de ses clients bénéficieront des avantages de la solution Incoming Email Security Firewall de SpamExperts. Cette dernière met ainsi en valeur son programme HPP ou Hosting Partners Program.

SpamExperts et son Hosting Partners Program

L’idée de HPP constitue pour SpamExperts une manière de faire la promotion de ses solutions de sécurité email auprès de grandes entreprises dans le secteur de l’hébergement, de l’enregistrement de nom de domaine  et de la fourniture d’accès Internet. Elle base ses action sur le principe que la lutte contre le spamming, l’hameçonnage ou encore les attaques virales est une affaire collective et non individuelle. Cette stratégie vise aussi renforcer sa place sur le marché mondial des solutions anti spams. Le programme de partenariat propose donc aux professionnels de multiples réductions sur les solutions SpamExperts, des formations et supports marketing de premier ordre. HPP inclut une stratégie de communication conjointe : les partenaires seront cités sur les supports marketing et dans les actions de  relations publiques comme la publication de communiqués de presse. Pour être éligible au programme, le partenaire doit gérer un minimum de 5000 domaines. Il faudra ensuite placer le logo et le lien web de SpamExperts sur son site.

L’intégration HTML  d’un email commercial doit prendre en compte des spécificités techniques qui garantissent la délivrabilité de votre emailing et l’affichage ses composants. En effet, une petite information omise dans le code HTML peut conduire votre message directement dans la boite de spam du destinataire. Voici quelques points qui doivent retenir votre attention.

Au niveau des images

Les images sans information paraissent suspectes aux webmails et FAI, il faudra renseigner les balises Alt et leurs dimensions dans le code. Dès la conception du graphisme du mail, veillez à ne pas placer des images en fond de tableau ou en fond de cellule : certains clients de messagerie comme Outlook 2007 ne les afficheront pas. Prenez soin également à renseigner la balise display block si vous utilisez des images en mosaïque. L’incorporation d’une image unique en tant que contenu, ou uniquement des images ne constitue pas une solution. Vous devrez inclure des textes à une proportion équilibrée par rapport au nombre d’images.

Au niveau des textes et tableaux

Quand on parle de textes, il ne s’agit pas seulement du texte visible par les destinataires, mais aussi des textes sous les images, surtout dans le cas des images multipart. Les versions texte des composants d’un message sont très utiles au cas où ceux-ci ne s’affichent correctement à l’ouverture. Pour les adresses email et liens, les éditeurs d’email se chargent de les rendre cliquables, il est donc inutile d’inclure un code avec ces éléments. Par ailleurs, vous devrez veiller à mettre de la cohérence dans les dimensions de vos tableaux, et à ne pas les  imbriquer plus de trois fois.

Les éléments interactifs et multimédia

Les éléments interactifs et multimédia donnent un plus visuel non négligeable à un message. Mais certaines  précautions sont à observer pour qu’ils ressortent correctement à l’ouverture. Par rapport aux animations Gif, il faut éviter les démarrages en blanc, commencez directement avec la première image de la série. Concernant les vidéos, la pratique commune consiste à placer une image en simulation vidéo, avec un lien vers la page proprement dite de la vidéo. De même pour les formulaires et autres scripts, il est fortement conseillé d’indiquer seulement l’objet dans le mail par un texte ou un bouton cliquable, et de rediriger l’internaute vers une page web normale.

Avec le renforcement des mesures anti spam, les activités d’email marketing deviennent de plus en plus difficiles. De leur côté, les internautes aussi deviennent toujours plus réticents à communiquer leurs adresses emails. Afin de faire gagner tout le monde, Humailers avance son nouveau concept d’email solidaire.

Le concept d’email solidaire

Humailers.com a développé le concept d’email solidaire consistant à reverser une partie de ses recettes à des associations humanitaires. Le site invite les internautes à s’inscrire gratuitement dans sa communauté pour recevoir des emails. Chaque inscrit recevra entre 1 à 7 emails, à un rythme hebdomadaire. L’internaute peut choisir le nombre d’emails à recevoir, mais aussi les types d’emails : bons plans, promotions, voyages, livres… Humailers promet de garder la confidentialité des données communiquées par les membres de sa communauté, et garantit de ne pas envoyer de spams. Le membre pourra se désabonner à n’importe quel moment. Concernant les recettes, ce sont 40% qui sont reversées aux œuvres humanitaires. Depuis sa création, ce prestataire a collecté près de 1000 euros qui ont déjà servi à soutenir des actions comme les Restos du Cœur, Sidaction ou encore Médecins sans Frontières. Encore toute jeune, la société vise un développement continu de ses activités pour des résultats toujours plus conséquents.

L’avantage pour les annonceurs

Pour l’internaute, l’argument pour inciter à l’inscription se base sur un geste solidaire : contribuer à un monde meilleur en recevant des emails. Le blog du prestataire rapporte les résultats de ses campagnes, et essaie ainsi de garder une certaine transparence vis-à-vis des abonnés. Pour les annonceurs, l’argument réside dans la haute qualité de la base d’adresses d’humailers. La communauté Humailers compte près de 40 000 membres, une mine d’adresses opt-in en email marketing. Pour une effectivité optimale des opérations, le prestataire invite les membres à communiquer des adresses emails actives, et explique l’importance d’obtenir de bons taux d’ouverture et de clics dans les campagnes. C’est dans l’intérêt du prestataire, de ses partenaires humanitaires, mais surtout pour les annonceurs. Les campagnes de ces derniers s’adresseront donc à un public ciblé, consentant et engagé.

En somme, chaque intervenant dans le processus y trouve son compte, et les activités d’email marketing ne peuvent que bien se porter dans ce type d’initiative.

Pour ceux qui souhaitent affronter en solo l’univers de l’email marketing, le web regorge de ressources gratuites pour concevoir des emails. En effet, si votre campagne s’effectue sur une petite échelle ou pour une activité personnelle, il n’est pas indispensable d’avoir recours à un prestataire. Voici quelques sources de templates d’email HTML gratuits. Il ne s’agit que d’un petit échantillon, le web est assez riche sur le sujet.

Sendblaster.fr

Sendblaster.fr fait la promotion d’une suite logicielle d’emailing du même nom. Sur le site, des templates d’emails HTML  sont gratuitement mise à disposition du public. Il propose près d’une centaine de modèles, ce qui laisse un large choix pour la conception. Seulement une partie est téléchargeable sur le site. Pour le reste, il faut télécharger le logiciel, la version gratuite reprend l’intégralité des templates. Certains modèles portent sur des thèmes spécifiques comme Pâques ou fin d’année. Sendblaster.fr propose en téléchargement son programme d’édition d’email HTML qui permet de personnaliser les templates. Vous retrouverez sur le même site des guides d’utilisation de cet éditeur, qui ne nécessite pas de connaissances préalable du langage HTML.

Newsletter-emails.com

Le site newsletter-emails.com propose également un logiciel de newsletter gratuit, basé sur phplist. Sa gamme de templates gratuits html ne concerne pas seulement les newsletters, elle regroupe aussi des modèles de formulaires à intégrer à votre site. D’ailleurs, les templates sont regroupés dans trois catégories : newsletter, email et formulaire. Pour Newsletter-emails.com, tous les templates sont téléchargeables en ligne, disponibles en HTML et PSD. Ils peuvent ensuite être personnalisés à partir du programme d’édition de votre choix. Côté délivrabilité, ils ont été testés et ressortent bien sur les principaux clients de messagerie et webmails tels que Yahoo , Hotmail, Outlook.

Campaignmonitor.com

Le dernier site, Campaignmonitor.com (en anglais), offre des prestations de routage d’email. La section de templates gratuits du site rassemble plus d’une centaine de modèles, qui sont tous téléchargeables en HTML et en PSD. A travers ses templates gratuits, le site souhaite contribuer à un emailing avec un meilleur look. A cet effet, il a fait appel à des spécialistes en  webdesign pour les concevoir. Sa galérie de templates présente donc l’avantage de proposer différents styles selon le designer. Sur le plan délivrabilité, les modèles sont optimisés pour plus d’une vingtaine de client de messagerie comme Lotus Note, Apple Mail, Iphone, Outlook 2010 ou encore Gmail.

Au niveau des webmails, les mesures anti spams ont subi aussi des renforcements pour la sécurité des internautes. Les emarketers devront prendre en compte ces mesures pour leurs stratégies 2011. Notons ici la fonction Sweep ou balai virtuel de Hotmail, une alternative pratique au processus de désabonnement pour les internautes.

La fonction Sweep de Hotmail

En 2010, Microsoft a suivi le pas aux autres webmails en intégrant de nouvelles fonctionnalités anti spam à Hotmail. En premier lieu, le webmail a implanté la fonction Sweep ou balai virtuel pour les messages gris de la boite de réception. Microsoft définit un message gris les newsletters auxquelles s’est abonné un internaute, mais qui ne l’intéressent plus. Le bouton Sweep permet en un clic, de classer ces messages dans un dossier ou de les supprimer tout simplement. Cette solution se présente comme une alternative au processus de désabonnement qui peut parfois être complexe, pour justement décourager les internautes. En parallèle, les routeurs y trouvent aussi leur compte, car la fonction Sweep se substitue au bouton de déclaration «Ceci est un spam ». La réputation de l’expéditeur est donc préservée.

Les autres  mesures anti spam de Hotmail

D’autres mesures accompagnent le balai virtuel de Hotmail. Ce dernier encourage tout de même le désabonnement à une newsletter si celle-ci n’intéresse plus l’internaute. C’est le cas quand le destinataire supprime à plusieurs emails du même expéditeur sans même les ouvrir ou les lire. Des filtres temporels s’appliquent aux emails non lus de la boite de réception. Ceux-ci classent les emails dans la boite à spam dans le cas où d’une adresse expéditrice perd de sa réputation. Pour mieux faire passer autres emails, une icône signale sur tous les emails authentifiés qu’un expéditeur est de confiance. Cette fonctionnalité permet par ailleurs de se protéger contre le phishing.

Le défi de l’emailing en 2011 : la confiance des internautes

Hotmail n’est pas le seul webmail ayant intégré de nouvelles fonctionnalités en 2010. Yahoo propose à ses abonnés des adresses emails  jetables à utiliser pour les jeux concours et les newsletters. De son côté, Google a mis en place sa Priority Inbox. Nombre de spécialistes se prononcent déjà sur l’attitude à adopter par les professionnels de l’emailing : travailler la confiance des internautes.